Storbritanniens inrikesministerium (Home Office) vidtar betydande åtgärder för att säkerställa att arbetsgivare är redo för den kommande eVisa-övergången.
En eVisa är en digital registrering av en persons invandringsstatus, tillgänglig via ett online UK Visas & Immigration (UKVI) -konto.
Den kommer att ersätta fysiska dokument som biometriska uppehållstillstånd (BRP), våtstämplar i pass och vinjetter.
Istället kommer visuminnehavare att hantera sin status online, vilket förväntas förenkla verifieringsprocessen för arbetsgivare och anställda.
I augusti 2024 började Home Office nå ut till arbetsgivare med sponsorlicenser via e-post.
E-postmeddelandet innehöll viktig information om hur denna förändring kommer att påverka deras verksamhet och personalstyrka och hur de bör förbereda sig.
Enligt Home Office kommer ”nästan alla nya visumansökningar från hösten 2024 att utfärdas en eVisa.”
De som fortfarande använder fysiska dokument måste skapa ett UKVI-konto för att få tillgång till sin eVisa.
Effekter av eVisa-övergången på arbetsgivare
Övergången till eVisa kommer att kräva att arbetsgivare ändrar hur de verifierar sina anställdas immigrationsstatus.
Home Office rekommenderar att man använder online-tjänsten Right-to-work, som innebär att anställda tillhandahåller en aktiekod till sin arbetsgivare.
Denna kod används för att verifiera deras rätt att arbeta i Storbritannien genom eVisa-systemet.
Home Office försäkrar dock arbetsgivarna om att fysiska dokument kommer att vara giltiga till och med den 31 december 2024.
Resurserna för övergången till eVisa omfattar ett eVisa Partner Pack.
Detta paket innehåller ”modellmejl, faktablad och guider som syftar till att hjälpa arbetsgivare att kommunicera dessa förändringar till sina anställda”.
Anställda bör skapa ett UKVI-konto
Anställda som förlitar sig på fysiska dokument som BRP:er måste skapa ett UKVI-konto för att få tillgång till sitt eVisa.
Home Office har skapat en särskild webbsida för övergång till eVisa med detaljerade instruktioner om hur man skapar ett UKVI-konto.
Den innehåller också instruktioner om hur man hanterar sin immigrationsstatus online.
I april började Home Office kontakta personer med BRP:er för att uppmana dem att skapa ett UKVI-konto.
Från och med augusti kan alla BRP-innehavare nu skapa ett UKVI-konto utan en inbjudan från Home Office.
Shara Pledger, specialist på företagsinvandring på Pinsent Masons, betonade att arbetsgivare bör uppmuntra sina anställda att följa reglerna.
Även om enskilda personer i slutändan är ansvariga för sin eVisa-övergång, har arbetsgivare en avgörande roll när det gäller att säkerställa att kontroller av rätten att arbeta uppdateras konsekvent.
Fördelar och utmaningar med eVisas för arbetsgivare
Övergången till eVisas innebär fördelar som minskat pappersarbete och ökad bekvämlighet.
Men det innebär också utmaningar, särskilt för arbetsgivare med en stor och diversifierad personalstyrka.
Arbetsgivare bör planera noggrant för att säkerställa att de följer immigrationsreglerna och för att undvika störningar i verksamheten.
Home Office har gjort flera eVIsa-övergångsresurser tillgängliga online för att hjälpa arbetsgivare.
Detta inkluderar ”vägledningsvideor och detaljerad information om hur man hanterar digitala immigrationsstatusregister”.
Arbetsgivare uppmuntras också att hålla sig uppdaterade genom att bokmärka viktiga webbsidor för att få tillgång till den senaste informationen.
Advokater uttrycker oro över övergången till eVisa
Övergången till eVisa har väckt oro bland migrantförespråkare, särskilt när det gäller den snäva tidsramen för genomförandet.
Home Office har som mål att slutföra övergången till eVisa i slutet av 2024, vilket är mindre än fem månader från nu.
Många berörda personer anser att tidslinjen är förhastad och lämnar lite utrymme för oförutsedda utmaningar.
Dessutom har det förekommit rapporter om tekniska problem med UKVI:s plattform, vilket kan försvåra övergången.
Både arbetsgivare och arbetstagare är oroade över att dessa problem kan leda till svårigheter att verifiera invandrarstatus.
Att inte kunna bevisa sin brittiska invandringsstatus innebär att man inte kan visa sin rätt att stanna, hyra eller ansöka om offentliga medel.
Detta kommer att vara särskilt besvärligt för dem som ännu inte har bytt till en eVisa och inte är medvetna om policyändringen.
Många förespråkare befarar att utsatta grupper kommer att upptäcka övergången till eVisa först när de inte kan bevisa sin invandringsstatus.
Det kan handla om att de inte kan komma tillbaka till Storbritannien efter en utlandsresa eller att de inte kan få tillgång till sina förmåner, t.ex. sjukvård.
Många är också oroliga för den potentiella påverkan på dem som inte har tillgång till internet eller som kan ha svårt att hantera den digitala omställningen.
Rekommendationer för en smidig övergång till eVisa
Storbritanniens övergång till eVisa innebär en betydande förändring av hur invandringsstatus hanteras och verifieras.
Advokater har uppmanat inrikesministeriet att fokusera på övergången till eVisa och justera tidslinjen.
Detta kommer att säkerställa att miljontals personer med brittisk invandringsstatus effektivt kan byta till eVisa.
Några föreslog också att eVisas skulle kompletteras med en digital streckkod, en teknik som andra länder redan använder.
Detta skulle vara praktiskt för dem som inte är tekniska och i händelse av att UKVI-plattformen misslyckas.
Experter råder arbetsgivare att uppmuntra sina anställda att skapa sina eVisa-konton så snart som möjligt och att hålla sina UKVI-register uppdaterade.
Migranter som reser i början av 2025 måste ha med sig alternativa bevis på sin brittiska immigrationsstatus, som t.ex. e-postmeddelanden om beslut från Home Office.
Både arbetsgivare och anställda måste vara proaktiva i förberedelserna inför dessa förändringar.